sep 09

ADR-rapporten voortaan openbaar! Wat betekent dit voor auditors?

Auteur: Ron Jansen, Director

Vanuit Baker Tilly Interim Financials hebben wij een zeer respectabel aantal auditors werken bij de Auditdienst Rijk (ADR). Dus toen minister Dijsselbloem in een brief aan de kamer aangaf dat rapporten van de ADR voortaan op de website van het Rijk gepubliceerd zouden worden, was dat voor ons relevant nieuws. Het riep bij mij meteen de volgende vraag op:

Wat betekent dit in zijn algemeen voor auditors bij ADR en in het bijzonder voor onze ‘eigen’ auditors die op interim basis opdrachten uitvoeren bij de ADR?

In eerste instantie lijkt er weinig aan de hand. In het verleden was het immers ook al zo, dat een verantwoordelijk bewindspersoon kon besluiten om een rapport van de ADR openbaar te maken. Het enige wat nu verandert, is dat een verantwoordelijk bewindspersoon voortaan minder ruimte heeft, om te besluiten een auditrapport níet openbaar te maken. Betekent dit dat er niets verandert in het werk van een auditor bij de ADR?

Vertrouwelijkheid

Wat als je werkt aan een rapport dat vol zit met vertrouwelijke informatie? Ik kan mij voorstellen dat je als professional met een gezond geweten niet zou willen dat een dergelijk rapport op straat belandt.

Nu hoef jij je hier geen zorgen om te maken, want bij ADR-rapporten zal het ‘openbaar, tenzij’-principe gaan gelden. In zijn kamerbrief noemt minister Dijsselbloem zelfs expliciet de redenen waarom bewindslieden kunnen besluiten om een rapport niet openbaar te maken:

  • de veiligheid van de Staat
  • vertrouwelijke bedrijfs- en fabricagegegevens
  • persoonsgegevens
  • het belang van internationale betrekkingen
  • economische en financiële belangen van de Staat

Verder zullen vertrouwelijk auditrapporten aan de AIVD en de Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst en ‘anderszins als staatsgeheim gerubriceerde rapporten’ nooit openbaar gemaakt worden.

Blijven over de rapporten die in principe openbaar zijn. Het is dan zaak om als auditor hier rekening mee te houden door nog zorgvuldiger om te gaan met vertrouwelijke informatie en de formulering van bevindingen en conclusies. Dit betekent bijvoorbeeld dat je moet proberen om in een eindrapport persoonsgegevens en vertrouwelijke fabricagegegevens niet te noemen, tenzij dit onvermijdelijk is. Daarnaast is het zaak bevindingen en conclusies “zuiver” te formuleren zodat enige vooringenomenheid of politieke lading daarin ontbreekt.

Onze ‘eigen’ auditors zijn zeer doordrongen van de maatschappelijk rol van hun vak en de politieke gevoeligheden van (sommige) onderzoeken. Zij zijn er op getraind (o.a. door ons) om op een zorgvuldige wijze om te gaan met vertrouwelijke informatie en te werken in politiek gevoelige omgevingen. Verder krijgen onze auditors uitgebreide instructies over de opdrachtgever voordat zij ergens aan de slag gaan. Hierdoor weten onze auditors precies hoe zij in ieder context moeten omgaan met issues als vertrouwelijkheid en openbaarheid.

Dagelijkse werk

Voordat je als auditor bij de ADR een eindrapport indient, zijn er veel tussentijdse documenten samengesteld, zoals planningsdocumenten, memo’s met vragen om verheldering, interim-rapportages met voorlopige conclusies en andere informatie die door journalisten gemakkelijk uit hun verband kunnen worden getrokken. Het is daarom evident dat het onwenselijk is om dergelijke werkdocumenten  openbaar te maken.

De minister erkent dit ook en daarom geeft hij in zijn brief expliciet aan, dat deelrapporten zoals interim-rapportages en managementletters wel op de lijsten van ministeries voorkomen, maar zij worden niet actief op de website geplaatst. Als reden hiervoor noemt de minister dat relevante uitkomsten van deze deelrapporten hun beslag krijgen in de eindrapporten.

De openbaarheid van de eindrapporten betekent wel, dat een extra druk komt te liggen op de kwaliteit van het auditwerk en de rapportages hierover. Immers, door de openbaarheid blijft de beoordeling van een rapport niet langer voorbehouden tot de interne organisatie.

Onze ‘eigen’ auditor kennen een natuurlijke focus op kwaliteit die wij vanuit Baker Tilly Interim Financials actief stimuleren en ondersteunen.  Zo is er vanuit onze Academy een ruim aanbod aan cursussen en opleidingen beschikbaar ter verhoging van de kennis, kunde en kwaliteit van onze auditors. Niet voor niets is Kwaliteit één van onze belangrijkste merkwaarden.

Conclusie

Alles overziend is mijn conclusie dat auditors bij de ADR nog meer bewust moeten zijn van de openbaarheid van de informatie. Hierdoor komt, in zijn algemeenheid, meer nadruk te liggen op enerzijds een zorgvuldig gebruik van vertrouwelijke informatie en anderzijds op de kwaliteit van het geleverde auditwerk.

Vanuit Baker Tilly Interim Financials kennen wij al een bovengemiddelde aandacht voor kwaliteit, vertrouwelijkheid en de maatschappelijk rol van de auditor. Al onze auditors zijn zeer doordrongen van het belang van deze aspecten. Daarom zal er voor onze ‘eigen’ auditors niet veel veranderen.

LinkedIn-discussie

Ik heb deze blog geschreven op persoonlijke titel, maar wel op basis van mijn jarenlange ervaring als director bij Baker Tilly Interim Financials. Wellicht heb jij als professional een eigen mening over dit onderwerp. Bij deze wil ik je uitnodigen om jouw mening te delen via onze discussiegroep op LinkedIn.